KIF 52,0 Orga-AK - HedgeDoc

KIF 52,0 Orga-AK ================ --- Inhalt ------ * Grundsätzliches * Räume * Finanzen * Digitale Systeme * Verpflegung --- Hinweis ------- Diese Präsentation dient als Gedankenstütze während eines KIF-Orga-AK. Die Struktur baut grob auf der Dokumentation "How-To-KIF" auf, kann und soll aber nicht den kompletten Inhalt dieser Dokumentation widerspiegeln! Bitte lese dir das "How-To-KIF" in Ruhe durch. Falls danach Fragen bleiben: Kontaktiere Alt-Orgas oder den KIF e.V. - wir helfen gerne! --- Grundsätzliches =============== --- ✅ Voraussetzungen ------------------ ### Was sollte eine KIF-Orga mitbringen? * Genügend motivierte Leute, die eine KIF organisieren wollen * Rückendeckung von Institut, Hochschule, Stadt, ... * Genügend Platz/Räumlichkeiten ### Was ist hilfreich, aber kein muss? * Erfahrung in der Orga großer Events * Eigene Finanzmittel (Fachschaft, AStA, ...) --- ⚖ Rechtliches ------------- * Föderalismus ist toll * Welche Rechtsform hat eure Fachschaft? * Darf eure Fachschaft als Veranstalter auftreten? * Darf eure Fachschaft eigenständig Verträge abschließen? * Darf eure Fachschaft eigenständig Geld einnehmen und ausgeben? * Macht es Sinn einen Förderverein zu Gründen? --- 📜 Verträge und Vereinbarungen ----------------------------- * Was nicht auf Papier steht, existiert nicht * Mündliche Absprachen existieren nicht * E-Mails existieren vielleicht * Dinge auf Papier mit Unterschrift existieren * alles andere existiert nicht! --- 👩‍👧‍👦 Orga-Strukturen ------------------ ### Hauptorga * kleine Gruppe Leute, die alles koordiniert * Verantwortung tragen und Gesamtsituation im Auge behalten ### Helfer\*innen, Engel, etc * übernehmen bestimmte Teilaufgaben * helfen vor, während oder nach der KIF * können auch KIFfel sein --- 👩‍👧‍👦 Orga-Koordination -------------------- * Wie bekommt ihr Orgas? Wieviele Orgas braucht ihr? * Wer übernimmt welche Aufgaben? * Wie ist die Kommunikation in eurer Orga organisiert? * Wie läuft Dokumentation? * Was passiert, wenn jemand ausfällt? --- 📬 Kommunikation ---------------- * Kommuniziert miteinander! * Kommuniziert mit KIFfeln! * Kommuniziert mit Altorgas und anderen Helfer\*innen! * Kommuniziert frühzeitig und transparent! * Kommuniziert in inklusiver und gender-neutraler Sprache! * Kommunikation ist wichtig! --- Räume ===== --- 😴 Schlafen ----------- * ca. 2-3qm pro KIFfel + Fluchtwege * Duschen und Toiletten (M/W/Unisex?) * Gepäcklager, falls Schlafplatz geräumt werden muss * Sitzplatz für Nachtwache (mit Strom, Internet) * übliche Lösung: Turnhalle der Uni/Stadt/... * alternative Lösungen: Zelte, Jugendherberge, Seminarräume in der Uni, Wohnheime, ... --- 🙌 Plenum --------- * genügend großer Hörsaal * gute Lüftung sicherstellen * KIFfel freuen sich über Steckdosen und Verlängerungskabel * Sicherstellen, dass Medientechnik auch Nachts funktioniert --- 🙌 Plenum: Technik ------------------ * 1-3 Beamer * 3-5 Funkmikrofone (für Redeleitung + Wortmeldungen) * Ethernet-Ports fürs Protokoll * Zusätzliche Bildschirme fürs Protokoll * Ethernet-Ports für den Stream * Die Möglichkeit das Raum-Audio abzugreifen --- 📖 AK-Räume ----------- * Platz für min. 5-7 parallele AKs, mehr ist noch besser * genügend große Räume mit Platz für 20-30 Personen * Räume möglichst nah zusammen * Räume möglichst lange/durchgehend verfügbar * Ausstattung: Stabiles WLAN, mögl. Beamer, Steckdosen vorhanden --- 🏰 Weitere Räume ---------------- * **KIF-Café**: Genügend Sitzplätze, möglichst nah zum ewigen Frühstück, Steckdosen, WLAN, gerne Sofas und gemütliche Ecken * **Ewiges Frühstück**: großer Seminarraum, Kühlschränke, Strom für Geräte, Netz für KdV, Klare Laufwege für KIFfel * **Gepäckraum**: Gestapelte Tische, Wäscheleine, abschließbar! * **Ruheraum**: für sensory overload, abgedunkelt und gemütlich * **Orga-Büro/Infopunkt**: Zugriff auf wichtige Systeme/Dienste, Orga-Unterlagen, etc. --- ☑ Checkliste Räume ------------------ * Sind die Räume wirklich frei? * Habt ihr Schlüssel für alle Räume? * Funktioniert die Technik auch nachts? * Wen könnt ihr anrufen, wenn etwas nicht funktioniert (auch nachts)? * **Sind die Räume WIRKLICH frei?** --- Finanzen ======== --- 💰 Was kostet eine KIF? ---------------------- * je nach Ort sehr unterschiedlich * der Grundbedarf liegt so bei **10.000 - 20.000€** * Typische Kostenpunkte: **Verpflegung** (ewiges Frühstück, Warme Mahlzeiten), **Räumlichkeiten** (Miete, Reinigung, Bewachung), **Infrastruktur** (Mietwagen, Kühlschränke, ...), **Ausstattung** (Shirts, Taschen, Infohefte, ...) * **Getränke und Snacks** zum Selbstkostenpreis über KdV --- 🤑 Woher bekommen wir Geld? --------------------------- * **Teilnahmebeiträge** (ca. 25€/KIFfel) * **BMBF** (ca. 80€/KIFfel) - frühzeitige Planung und Koordination mit dem KIF e.V. nötig! * ggf. **Eigenmittel** der FS, Hochschule, AStA, ... * **Sponsoren** --- 🚨 Zuständigkeiten ------------------ * Welche Person(en) übernehmen die Finanz-Orga? * Wer verfügt über Girokonten, Bargeld, etc.? * Was passiert, wenn nachts um 2 Uhr die Brötchen beim ewigen Frühstück alle sind? --- Digitale Systeme ================ --- 🖥 Die wichtigsten Dinge ----------------------- * **Pretix**: Anmeldung zur KIF * **Engelsystem**: Organisation von Schichten * **AK-Planer**: Planung der Arbeitskreise * **APFIFoGeS**: Fachschaftsvorstellung im Plenum * **KdV**: Abrechnung der Getränke/Snacks --- 💾 Nice to have --------------- * **Gitlab**: Datenspeicher und Issue-Tracker für Orga-Ressourcen * **Matrix/Element**: Als Kommunikationskanal für die Orga, Engel, ... * **HedgeDoc**: Gemeinsames Protokollieren von Orga-Treffen, AKs, ... * **Schildergenerator**: Zur Beschilderung der Räume und Wege * **Mörderspiel**: Witziges Kennenlernspiel während der KIF * **Twitter- oder AK-Wall**: Auf einem Beamer/Screen relevante Infos anzeigen * ggf. weitere Tools für Redeleitung und Plenum --- ☑ Checkliste Digitale Systeme ----------------------------- * *Bedarf und Wünsche frühzeitig an die Admins kommunizieren!* * Welche Systeme sind für euch notwendig/hilfreich? * *Frühzeitig mit den Admins kommunizieren!* * Welche besonderen Gegebenheiten gibt es vor Ort (Netzanbindung, Medientechnik, ...)? * *Frühzeitig kommunizieren. Wirklich.* * Welche Infra ist lokal vorhanden bzw. kann dort gehostet werden? Was wird extern benötigt? --- Verpflegung =========== --- ☕ Ewiges Frühstück ------------------- * Bereitstellung von Brötchen/Brot, Aufschnitten, Müsli, Kaffee, Tee u.ä. während der **gesamten** KIF * ca. 25 € p KIFfel => 5000 bis 6000€ gesamt bei ~ 200 KIFfel --- 🍲 Warme Speisen ---------------- * normalerweise 1 mal pro Tag * **Mensa**, **externes Catering** oder **selber kochen** * Kosten: zw. 3€ bis 12€ p. KIFfel (sehr grobe Schätzung) --- 🍩 Kasse des Vertrauens (KdV) ----------------------------- * Getränke (Mate, Limo, Bier, ..), Süßigkeiten und andere Snacks zum Selbstkostenpreis * selbstfinanziert * Getränke und Snacks wo möglich auf Kommission --- ⌨️ Kontakt --------- | Orga Support | REKALL | | -------- | ---------- | | [https://matrix.to/#/#orga-support:kif.rocks](https://matrix.to/#/#orga-support:kif.rocks) | [https://matrix.to/#/#rekall:kif.rocks](https://matrix.to/#/#rekall:kif.rocks) | | <hier QR Code aus dem Bilder-Ordner pasten> | <hier QR Code aus dem Bilder-Ordner pasten> |